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Il miglior software e gestionale Clienti (+ tanto altro) gratis per il Fitness?

Software elaborazione dietetica, App, gestionali per Fitness: ecco quale scegliere (GRATIS)
Di Team Oukside | 29 Marzo 2019

Il miglior software e gestionale Clienti (+ tanto altro) gratis per il Fitness?

Se state cercando un gestionale per il Fitness, per inserire i vostri Clienti, creare archivi, visualizzare dati e analizzarli per migliorare continuamente il vostro operato, siete nel posto giusto. Ma prima di tutto… Lasciate perdere software di elaborazione dietetica e strumenti simili, vi fanno solo perdere tempo.

Questo perché chi li produce vuol farvi credere che avendo quegli strumenti potrete svolgere un lavoro più professionale, ma non ci cascate: gli unici che possono dare più professionalità al vostro lavoro… Siete voi.

Lo strumento (qualsiasi strumento) dovrebbe essere un aiuto/supporto o, definizione migliore, un prolungamento del proprio operato e non l’operato stesso. Per fare un parallelismo, lo smartphone, o il telefono in generale, sono strumenti per comunicazione e non “la” comunicazione stessa: se una persona non è in grado di comunicare, non sarà utilizzando uno smartphone che acquisterà tale capacità.

Lo stesso dicasi per software per elaborare diete personalizzate o allenamenti su misura: se uno non è in grado in partenza di mettere in atto i due compiti (creare diete personalizzate e programmare allenamenti su misura), non sarà il software a colmare questa mancanza.

Ecco perché vogliamo presentarvi… Google Drive! Uno strumento utilissimo da usare nel vostro lavoro, come Nutrizionisti, Personal Trainer, qualsiasi altri tipi di Professionisti impegnati nel Fitness (anche Medici, Osteopati, Psicologi, Coach). Chiunque, insomma, abbia dati da archiviare e su cui lavorare.

Cos’è Google Drive e perché parlarvene

Per spiegarvi cos’è Google Drive è bene prima farvi capire perché ve ne stiamo parlando. Google Drive può essere usato gratuitamente e, dal momento che ci siamo accorti che molti Professionisti nel campo del Fitness non sanno come si usa - né perché dovrebbero farlo - ecco perché siamo qui a parlarvene.

Non è facile avere un’idea di cosa sia realmente Google Drive, in quanto il numero di Applicazioni che ha è molto vasto e diverse sono le sue componenti, ma vediamo di fare chiarezza. Sapete cos’è Microsoft Office®? Bene. Il pacchetto Office® è un insieme di strumenti e software per la videoscrittura, la creazione di presentazioni, di fogli di lavoro, etc.

Se siete utenti Apple conoscete la controparte con Pages, Keynote e Numbers, strumenti potentissimi e user-friendly per creare documenti, presentazioni e fogli di calcolo.

Google Drive fornisce strumenti del tutto simili, gratuitamente. Con una sostanziale (e utilissima) differenza: utilizzabili anche tramite il browser web, quindi in cloud (“nella nuvola”). Questo permette due cose:

  • Salvataggi automatici indefiniti: vale a dire che appena aggiungete una virgola, la nuova versione viene salvata e la precedente archiviata e resa recuperabile; potete nominare ogni versione per riprenderla facilmente successivamente (e.g. “Versione Maggio 2018”; “Versione Giugno 2018”; e così via).

  • La possibilità di condividere file (con permessi di visualizzazione oppure modifica) tramite un link o tramite invito. Condividere in sola visualizzazione significa che chi ha il link può solo vedere il file, in modifica significa che può anche modificarlo (lavoro di modifica che può essere fatto in sincrono; sullo stesso file possono lavorare contemporaneamente più persone).

Vi sta già venendo qualche idea sui modi d’uso di questa piattaforma? Se la risposta è Sì, andate subito su Google Drive. Se la risposta è No, siamo qui apposta. In particolare, vogliamo farvi concentrare su questi 4 strumenti:

Ognuno permette, online e gratuitamente, creazione, modifica e collaborazione simultanea. Per ognuno, i file creati vengono archiviati “nel cloud” in uno spazio che Google offre gratuitamente fino a 15 GB (non sono pochi: noi che utilizziamo lo strumento da svariati anni, abbiamo occupato meno di metà di quello spazio!).

Afferrato questo, cerchiamo di capire come i 4 strumenti possano essere utilizzati proficuamente da qualsiasi Professionista del Fitness senza sprecare tempo e soldi su inutili, tecnologicamente arretrati e assolutamente poco user-friendly software di elaborazione dietetica e gestionali di clienti, online (in cloud) e non.

Dopo i 4 strumenti presentati, verrà poi fatto un recap su Google Drive in generale e il suo sistema di archiviazione e organizzazione delle cartelle, utile per capire alcune altre cose che vi permetteranno di risparmiare un sacco di tempo (e soldi per inutili software!).

Google Documenti per Professionisti del Fitness

Google Documenti permette la creazione di documenti professionali online e che si possono facilmente condividere con Clienti e collaboratori, per visualizzazione o modifica.

Non pensate solo ad “appunti al volo”, ma file professionali, progetti, ebook con immagini e tanto altro. Volete saperne una? Tutte le nostre risorse in formato di documento elettronico (compreso Never Diet) sono state create, impaginate, aggiornate, arricchite con immagini e tabelle, colori, con Google Documenti.

Ma andate ancora oltre. Immaginate di stilare una dieta o programmare un allenamento, scrivendo tutto su Google Documenti. Inviate quindi il link di condivisione al vostro Cliente che - pur non avendo un account Google - potrà visualizzare il documento.

Il Cliente poi vi chiede una modifica o, dopo un check up con lui, magari proprio aprendo il file insieme per meglio spiegarglielo, aprite di nuovo il file e apportare la modifica necessaria. A questo punto, cosa dovrete fare per fargli avere il nuovo documento?

Niente. Allo stesso link creato prima, il Cliente troverà il file sempre aggiornato. Per i vostri Clienti, ad esempio, potreste creare un database con Google Fogli (ne parleremo dopo), di cui una colonna ha per titolo “Piano Fitness”, sotto la quale c’è il link al piano di ogni Cliente. Più o meno in questo modo:

Nome

Cognome

Dato 1

...

Dato N

Nr BW Squat

Piano Fitness

Ti

Zio

H 180 cm

...

Glicemia 80 mg/dl

26

Piani Ti Zio

Ca

Io

H 170 cm

...

Glicemia 75 mg/dl

87

Piano Ca Io

Sem

Pronio

H 165 cm

...

Glicemia 95 mg/dl

21

Piano Sem Pronio

(tabella creata con Google Documenti nello stesso documento principale dell’articolo)

Nota: “Piano Ti Zio” / “Piano Ca Io” / “Piano Sem Pronio”, possono diventare collegamenti ipertestuali (il link completo è generalmente lungo e complesso) per avere tutta la tabella pulita e ordinata.

Potreste anche aggiungere, ad esempio come collegamento ipertestuale sul nome del Cliente, il link alla sua cartella (che può essere condivisa allo stesso modo di un file - di più nel paragrafo di recap, in basso).

L’ampliamento su questo è nella sezione dedicata a Google Fogli. Volete altre idee su Google Documenti? Ve ne presentiamo alcune, ma ricordate che le possibilità sono praticamente infinite...

Un percorso di Fitness completo tramite Google Documenti

Immaginate di avere impostato il lavoro in questo modo: analizzate il diario delle abitudini (alimentari, di esercizio, etc.) del vostro Cliente, e giorno dopo giorno le correggete per educarlo a fare meglio.

Benissimo, che ne pensate di…

  1. Creare un documento con Google Documenti (e.g. Percorso completo Fitness di Ti Zio”);
  2. Condividerlo in modifica con il vostro Cliente (nell’esempio, Ti Zio).
  3. Istruire il vostro Cliente a tenere un diario, magari riempiendo dei punti da voi pre-assegnati (tramite una tabella o semplicemente testuali);
  4. Fare le vostre correzioni su quel diario stesso, lasciando volta per volta un’esortazione a continuare.

Nel tempo, si costruirà un intero percorso di Fitness di molte pagine che potranno essere rilette e si potranno vedere i progressi fatti (un vero e proprio percorso tracciato dall’inizio alla fine).

… Dicevamo, che ne pensate?

(E, perché no, da quel percorso - modificando per depersonalizzarlo e generalizzarlo - si potrà creare un ebook o documento informativo/educativo.)

Google Presentazioni per Professionisti del Fitness

Google Presentazioni permette la creazione di presentazioni professionali online e che si possono facilmente condividere con Clienti e collaboratori, per visualizzazione o modifica.

Ma a cosa serve una presentazione? Be’, chi l’ha detto che una dieta, un allenamento, uno schema per porsi delle domande motivazionali, debba essere presente necessariamente sotto forma di “documento”?

Volete saperne un’altra? Tutto Le nostre risorse in formato di slider elettronico sono state create, impaginate, aggiornate, arricchite con immagini e tabelle, colori, con Google Presentazioni.

Ma anche per i percorsi di Fitness personalizzati lavoriamo su Google Presentazioni. E anche tutte le nostre presentazioni in corsi, eventi, seminari e workshop sono create in Google Presentazioni.

Modelli/Template professionali per il Fitness con Google Presentazioni

Immaginate di avere fatto una vostra analisi sui vostri 1000 Clienti visti negli ultimi 5 anni. Scoprite (il come è chiaro nella sezione relativa a Google Fogli) che chi si rivolge a voi ha uno stile di vita tipico per cui la sua preferenza dietetica è avere colazione e cena abbondanti, e pranzo leggero o al limite ridotto all’osso, 2 allenamenti sicuri a settimana + 1 “di Jolly”.

Con Google Presentazioni potrete creare dei modelli/template professionali per costruire poi percorsi di Fitness personalizzati senza dover “reinventare la ruota” ogni volta. Vi basterà apportare piccole modifiche, cose da pochi minuti, e il gioco sarà fatto.

Ad esempio, potreste creare su una slide dei modelli di colazione con le varie sostituzioni (magari usando tabelle…), in un’altra i modelli di cena, e in un’altra ancora delle indicazioni per il pranzo.

Per l’allenamento, potreste pensare a qualcosa di simile (volto in chiave allenamento, ovviamente), seguendo magari il modo semplice e intelligente per programmare allenamenti.

I vostri successivi Clienti, a meno di un vostro cambio radicale come Persone e come Professionisti, saranno presumibilmente simili ai 1000 precedenti per cui… Creerete delle nuove presentazioni incollandovi sopra (già, il tanto odiato “Copia e Incolla”, in questo caso è utile e professionale!) quanto presente nei modelli, modificando quel che serve per lo specifico Cliente, e voilà. Avrete fatto.

In questo modo avrete anche creato dei piani di Fitness personalizzati molto più semplici da leggere (e quindi, da seguire) per i vostri Clienti, di gran lunga meglio - ad esempio - delle 20-40 pagine di “dieta” create con i software per elaborare diete personalizzate.

Google Fogli per Professionisti del Fitness

Google Fogli permette la creazione di fogli di lavoro online e che si possono facilmente condividere con Clienti e collaboratori, per visualizzazione o modifica.

La sezione dedicata a Google Fogli di questo articolo vuole fornirvi delle idee e non può descrivervi tutte le funzionalità, in quanto sono innumerevoli (come per Microsoft Excel o Numbers di Apple) e impossibili da racchiudere qui. Basti pensare all’elenco di funzioni disponibili in Google Fogli.

Un foglio di lavoro vi permette di fare statistica, di creare dei formulari (esempio, per creare diete personalizzate o programmazioni di allenamento in base ai carichi da usare in palestra o tempi da eseguire), di gestire immensi database, come nell’esempio su discusso, in generale di lavorare su diversi dati.

Vi permette, inoltre, di creare “strumenti” che assumono le sembianze di veri e propri “software”. Noi, ad esempio, abbiamo elaborato degli strumenti davvero potenti e flessibili - come un calcolatore per la dieta chetogenica, un categorizzare degli alimenti, un database e gestionale per Clienti - tutti tramite Google Fogli.

Il solo limite è la capacità di pensare in maniera un po’ “matematica” e avere il focus necessario per costruire formule arzigogolate e complesse. Più si vuole semplificare il risultato, rendendo tutto il più fluido e utilizzabile possibile, più la formula sarà complessa; è quasi una legge. Guardate, ad esempio, questa formula per trovare il numero “apporto proteico” in un calcolatore dietetico che abbiamo testato su Google Fogli:

Calcolatore Dietetico e Apporto proteico con Google Fogli

Tracciare i progressi di Fitness con Google Fogli

App, software, strumenti a volte costosi, non sono altro che dei “raccoglitori di formule” che potete creare voi stessi. Cambia solo il fatto che siano su una grafica carina.

Siamo anche noi fan dello stile e del design, ma non se per essi occorre rinunciare a importanti funzionalità e, soprattutto, personalizzazioni. Immaginate di voler tracciare il peso - sì, semplicemente il peso - del vostro Cliente dicendo di pesarsi ogni due giorni e aggiornando il file di Google Fogli che avrete condiviso con lui.

Sarà carino andare a creare nel corso del tempo un grafico che mostri l’andamento del percorso oppure, perché no, lasciare una casella che indichi l’oscillazione di peso massima registrata e così via.

Oppure, noi abbiamo lavorato alla creazione di un tool per mostrare - del peso corporeo - l’andamento reale, eliminando il peso massimo e il peso minimo misurato, ricalcolando quindi la media dei pesi fino a quel momento registrati:

Tracking peso intelligente con Google Fogli

(nell’esempio, potete osservare anche la formula usata, relativa all’ultima casella, da cui potete prendere spunto per crearne di vostre)

Il grafico fa vedere, ad esempio, che al giorno 19, nonostante vi sia stata una oscillazione in alto del peso, la “media personalizzata” (“Media Custom” nel foglio qui su presentato) si è mossa impercettibilmente - cosa utilissima per chi si fa prendere da “isterie da oscillazioni del peso corporeo” -.

Creare un gestionale Clienti con Google Fogli

Come accennato sopra, potete creare un “gestionale” - ovvero un database - di Clienti con Google Fogli. Supponiamo che, di prassi, già creiate delle cartelle singole per ogni Cliente, nella vostra pratica professionale.

Iniziando ad utilizzare Google Drive, vi basterà trascinare quelle cartelle nello spazio di archiviazione “nella nuvola” (tramite browser web o navigando tra le cartelle del vostro computer, usando l’App di Google Drive), e a quel punto creare un link di condivisione che punta ad esse. Tale link, potrete usarlo per creare un collegamento ipertestuale sul nome di ogni vostro Cliente.

In questo modo, l’ultimo, unico e solo documento che dovrete utilizzare ogni qual volta vorrete analizzare i dati per un singolo Cliente, entrare nella sua cartella o vedere il suo piano, sarà quello appena creato con Google Fogli.

Ad esempio, si potrebbe creare qualcosa di simile:

Cliente

Piani

Progressi

Link alla cartella del Cliente

Link ai piani (documento o slide) del Cliente

Link a un foglio di lavoro con i dati del Cliente

e così via, spazio libero alla creatività (segnare gli appuntamenti presi? I pagamenti effettuati dal Cliente? Il percorso scelto? Etc.).

Google Moduli per Professionisti del Fitness

Google Moduli permette la creazione di form professionali online e che si possono facilmente condividere con Clienti e collaboratori, per compilazione e successiva valutazione delle risposte.

Dite la verità: per le vostre anamnesi e valutazioni dei Clienti avete fogli sparacchiati qua e là e poi archiviati in raccoglitori che restano lì dove sono senza possibilità di analizzare quei dati.

Permetteteci di dirvi questo: fare esperienza “di pancia” è certamente utile per accrescerla, ma se volete accelerarla e ci tenete realmente a migliorare il vostro operato, non potete prescindere da una sana educazione al lavoro “data driven”.

Avete presente tutti quegli esaltati che parlano di Evidence Based Medicine o Fitness by Science o Science Based Fitness e cose simili, che quando glielo chiedete vi rispondono che “sono scientifici” in quanto hanno “letto gli studi”? Dateci solo un attimo, ci ricomponiamo perché ogni volta che accenniamo alla cosa ci scompisciamo dalle risate! Dunque…

Evidence Based / Science Based Fitness/Health/Medicine significa:

  • applicare
  • analizzare
  • migliorare

Se applicate “e basta”, analisi e successivo miglioramento li state facendo - se li state facendo - solo “di pancia”. I dati “di pancia” non vi assicurano che voi stiate effettivamente migliorando e, se lo state facendo, non vi dicono quanto. Oltre tutto, non è detto che quell’analisi sia attendibile: in poche parole, non si può essere scientifici così.

Non fate come gli esaltati di cui sopra: prendete dati (applicando qualcosa, un protocollo, un allenamento, un’indicazione dietetica), analizzateli, quindi migliorate. Chi “legge gli studi” e dichiara la sua scientificità, in realtà è tra i più lontani dall’essere scientifici proprio per quanto detto.

Con Google Moduli potete creare - oltre a form di contatto online per raccogliere indirizzi email, inviare email automatiche e quant’altro - questionari di valutazione e anamnesi (ma anche quiz) di immensa utilità.

E - vera chicca - per ogni modulo Google Moduli crea in automatico un foglio di lavoro (con Google Fogli - il file viene generato nella stessa cartella in cui viene creato il modulo -) che potrete utilizzare per lavorare sui dati.

Analizzare dati e migliorarsi nel Fitness con Google Moduli

Immaginate che vogliate capire se il valore BMI ha qualcosa da dirvi sul numero massimo di accosciate a corpo libero (Bodyweight Squat) che una persona riesce a fare. Potete creare un modulo in cui chiedete il BMI (o peso e altezza, calcolando il BMI in un secondo momento) e il numero massimo di Bodyweight Squat che una persona riesce a fare.

Abbiamo fatto una simulazione per farvi capire quali dati interessanti si possono ottenere. Innanzitutto, si può capire quanto è in forma il “pubblico” (BMI o Bodyweight Squat che riesce a fare), tramite i grafici che Google Moduli fornisce in automatico andando su Risposte all’interno del form stesso:

Immagini e dati automatici BMI-Squat con Google Moduli

Nell’esempio simulato, abbiamo un pubblico per la maggiore con BMI tra 18,0 e 20,0 (44,9%), abbastanza in forma in merito al numero massimo di Bodyweight Squat che riesce a fare (il 55,3% - arancio + verde - ne fa tra i 25 e i 75).

Inoltre, si può effettivamente capire come quel “pubblico” si distribuisce in merito a quei dati, utilizzando il foglio di calcolo creato automaticamente. Nella nostra verosimile simulazione, possiamo osservare che chi ha BMI molto basso così come chi lo ha molto alto, è scarso nel Bodyweight Squat; i migliori sono quelli con BMI intorno a 24:

Grafico BMI-Squat creato con Google Moduli e Fogli

(per ottenere il grafico, abbiamo prima creato la distribuzione normale tramite la formula utilizzabile in Google Fogli - calcolando prima media e deviazione standard -; tutto molto facile, utilizzando l’elenco delle funzioni di Google Fogli).

Creare un form di contatto con autorisponditore in Google Moduli

Che ne dite di creare un form di primo contatto con risponditore automatico - che magari invia delle informazioni gratuite o di “prima educazione” o utili per un evento -? Con Google Moduli è fattibile.

Basta creare un modulo, inserire i campi relativi alle informazioni di cui si ha bisogno (fare attenzione a inserire anche la propria informativa sulla privacy e il modo in cui verranno trattati i dati) e… basta! Volendo, si può creare un risponditore automatico grazie all’uso di una funzionalità che rientra tra quelle dei componenti aggiuntivi (trattati nel recap generale su Google Drive).

Il modulo salverà le informazioni in Google Fogli e, se ad esempio sono stati richiesti gli indirizzi email, sarà possibile inviare del materiale gratuito o delle informazioni relative alla partecipazione a un evento, o delle email di follow up.

Come vedete, le potenzialità sono enormi e le funzionalità innumerevoli: come detto in incipit, non è lo strumento a fare il Professionista; lo strumento è solo un prolungamento della creatività, l’intuito e le capacità di chi lo usa.

Recap: Google Drive per Professionisti del Fitness

Google Drive, oltre ad essere un “archiviatore” in cloud come lo sono Dropbox e iCloud, offre un ventaglio di Applicazioni - tra cui Docs, Slides, Sheets, Forms - che cambieranno radicalmente il modo in cui approcciarvi al lavoro.

In Google Drive, qualsiasi file o cartella archivierete potranno essere condivisi semplicemente tramite un link (con cui potrete creare un collegamento anche tra i vostri vari documenti).

Non avrete più bisogno di portare in giro documenti, basterà un dispositivo che possa connettersi ad internet (in realtà, si può lavorare anche offline sulle Applicazioni presentate - i file vengono aggiornati non appena si torna online -) e… La vostra testa, professionalità e capacità di dare libero sfogo alla vostra creatività per migliorare il vostro operato.

Non vi servirà neppure necessariamente il vostro dispositivo. Basterà connettervi al vostro account Google per ritrovare tutti i file e le cartelle di lavoro. C’è altro da dire, per farvi capire che software per elaborare diete, gestionali per Fitness, e altri finti strumenti simili hanno fatto il loro corso?

Solo, sapere che ci sono anche dei Componenti aggiuntivi per ogni Applicazione di Google Drive: ad esempio, quello di riconoscimento vocale per Google Docs, quello che invia le email per Google Sheets o quello per le notifiche di Google Moduli (tutti installabili in ogni singola applicazione, cliccando su Componenti aggiuntivi e navigando tra le centinaia di componenti).

Vi lasciamo all’esplorazione dei vostri prossimi strumenti per accelerare la vostra crescita e formazione come Professionisti, sperando di avervi fornito qualche idea utile.

Accedi a Google Drive qui >

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Commenti (2)

  • Antonino D'Orsi

    Antonino D'Orsi

    02 Aprile 2019 at 10:53 | #

    Super interessante! Siete fenomnali riuscite a dare sempre grandi spunti pratici.

    Mi Piace molto anche il BMI in relazione al numero di accosciate . Riguardo a cio potrebbere essere uno strumento valido come test "motivante" per gruppi.

    Contate le accosciate MAX o quelle Max eseguite per un num di tempo?

    Rispondi

    • Oukside

      Oukside

      02 Aprile 2019 at 15:13 | #

      Ciao Antonino e grazie per il tuo supporto,
      l'esempio di cui sopra è una simulazione (usando numeri random riferiti a range verosimili - in Google Fogli puoi fare anche quello, così da simulare ad esempio come potrebbero essere gli esiti di un test del genere).

      Rimanendo sulla domanda: abbiamo attinto da dati (per la creazione dei range, come detto) sul numero di Bodyweight Squat fattibili in totale, in successione e senza pause, ma senza un tempo pre-stabilito.

      ;)

      Cordialmente,
      il Team di Oukside

      Rispondi

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