Panoramica e descrizione

La Gestione del tempo (Efficiency) è un fattore chiave (o K) dell’area Divertirsi (Enjoy) del Fitness e riguarda il modo in cui riusciamo ad organizzare il nostro tempo, sia lavorativo che libero, per raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati nei tempi desiderati, in modo ottimizzato, evitando sprechi.

Quando ci si prefigge un obiettivo si determina anche un tempo utile entro il quale portarlo a termine (o, almeno, così dovrebbe essere). Avere una scadenza, infatti, rende quell’obiettivo più tangibile e permette di pianificare gli step necessari a raggiungerlo. Non sempre, però, è facile valutare i tempi necessari e, se non c’è una deadline definita dall’esterno, il rischio è quello di procrastinare all’infinito un compito, e non vederlo mai realizzato. 

Man mano che il tempo passa, infatti, è sempre maggiore il rischio di perdere di vista l’obiettivo finale, che può mutare di forma e contenuto (cambiamento che può essere dettato dal fatto stesso di vederlo sempre più lontano e dal tempo trascorso che può portare ad una rivalutazione). Le modifiche in corso d’opera non sono di per sé qualcosa di negativo, ma se vanno a snaturare completamente l’obiettivo iniziale probabilmente c’è stato un problema di progettazione alla base. 

Più che altro, nel corso del tempo è possibile che le priorità cambino, con i nuovi progetti che diventano sempre più importanti, fino a che il primo che dovevamo fare viene dimenticato e si perde come lacrime nella pioggia. 

Eppure, lo sappiamo, quando portiamo a termine un progetto per noi importante è un momento di gioia, se il progetto era quello giusto la sensazione è quella di un sogno che si realizza. Ma se, nel frattempo, si sono frapposti altri obiettivi, potremmo non riuscire a chiudere il progetto originario, oppure farlo quando ormai le priorità sono altre e quindi quel senso di compiutezza non ci sarebbe più (anzi, potremmo perfino avere la sensazione di aver perso tempo in qualcosa di superfluo). 

Cos’è che ci impedisce di portare a termine il nostro progetto in un tempo funzionale al suo scopo? Può essere una mancanza di programmazione o una difficoltà nel suddividere il compito in task intermedi, che fa sì che l’obiettivo finale sia troppo lontano e irrealizzabile, ma può essere anche una mancanza di organizzazione nel quotidiano, in cui ci troviamo a perdere tempo in attività non funzionali allo scopo, inseriti in momenti che non permettono di godere né dell’una (l’attività che ci avvicina al nostro obiettivo) né dell’altra (attività distraente che, se inserita nel contesto giusto, può essere invece qualcosa di arricchente in termini di benessere globale). 

Non stiamo dicendo che la tua giornata dovrebbe essere programmata al minuto o che tu non ti possa concedere dei momenti di stacco, di pausa, ma che questi momenti andrebbero separati, per non rischiare di sprecare energie preziose saltando da uno all’altro e dovendo ogni volta rifocalizzare l’attenzione. 

Per fare un esempio pratico: stai scrivendo il capitolo di una tesi, che devi consegnare in tempo; diamo per buono che abbia preso un tempo sufficiente a scriverla con tranquillità, ma non troppo abbondante da permetterti di rimandare continuamente a domani. Già solo in questa situazione sei ad un bivio: decidere di dedicare un tempo fisso alla scrittura in determinati giorni, oppure incastrarla nei momenti che ti avanzano, quando ti viene l’ispirazione. Supponiamo che tu abbia optato per la prima ipotesi, in modo da avere la sicurezza di raggiungere la fine in un tempo utile per le eventuali correzioni e ciò che ne consegue. 

Per scrivere ti serve documentarti; per documentarti vai online; online ti trovi in una giungla di notifiche e pop-up e pubblicità e… Poniamo che tu riesca a non farti distrarre, a continuare il tuo lavoro in modo concentrato e focalizzato: proprio il mantenimento di questa concentrazione e la capacità di non farti distrarre ti fanno usare molta energia, molta più di quella che servirebbe se quelle distrazioni proprio non ci fossero.

Non puoi eliminare fisicamente le distrazioni ma puoi predisporti a creare degli “scudi mentali” nei loro confronti assegnandoti dei tempi precisi in cui fare una certa cosa (scrivere la tesi) oppure un’altra (intrattenerti scorrendo la feed dei social network). Senza questa compartimentalizzazione, rischiamo di arrivare (se ci arrivi) al termine del compito esausti, senza riuscire a godere né della soddisfazione della riuscita né del momento di intrattenimento (che è giusto che ci sia, ma è bene abbia un momento a sé dedicato).

Consigli chiave

I consigli chiave per il Fattore K Efficiency si basano sull’analisi di dati accumulati nel tempo che ci hanno fornito i consigli “più usati” perché più facilmente implementabili e più efficaci. Ovviamente, sta a te ampliare nel tempo questi consigli, rendendoli più specifici o avanzati, o crearne di nuovi tramite la metodica di lavoro tipica di Never Diet (cioè chiedendoti come i vari fattori K interagiscono tra loro). 

Impara una ricetta veloce, ma gustosa e sana.

Quando ci si prefigge l’obiettivo di “mangiare” meglio uno dei primi scogli è la sensazione che qualsiasi cosa gustosa richieda una preparazione lunga. Così ci si ritrova ad utilizzare il solito riso scondito o carne di pollo arrostita e per niente trattata. Questo, spesso, per paura di un mondo della dieta che ci ha detto che un piatto veloce è quasi necessariamente poco sano.

Se ci pensiamo, però, nello stesso tempo che ci mettiamo a preparare o riscaldare queste pietanze, potremmo preparare un piatto po’ più elaborato, eppure semplice e gustoso. La cottura di una bistecca richiede lo stesso tempo sia che venga preparata scottandola in padella, sia che vengano aggiunte delle spezie e magari una sfumata di vino; nello stesso tempo della cottura della pasta possiamo anche preparare un sugo con delle verdure e / o passata di pomodoro, o anche solo una aglio, olio e peperoncino; possiamo preparare delle uova strapazzate con una spolverata di prezzemolo o erba cipollina. Per non parlare poi di tutte quelle cose che si potrebbero preparare in anticipo quando abbiamo un po’ più di tempo oppure una volta per più occasioni e conservate in frigorifero o congelatore (il famoso meal prep).

Il problema, quindi, non è tanto la mancanza di tempo, quanto la mancanza di alternative “evidenti” alla nostra mente (perché, se ci pensassimo, probabilmente le alternative le troveremmo, ma nel contesto di ottimizzazione delle energie mentali ricadiamo in quello che ci è più familiare e già sperimentato). Dobbiamo allora iniziare a fare un primo piccolo sforzo e cercare una nuova ricetta da imparare; in un momento libero cercare una nuova ricetta veloce e sana, fare mente locale di quello che ci serve per avere tutto sotto mano nel momento in cui dovremo metterci ai fornelli. 

Passeggia o fai stretching nelle pause.

Il nostro cervello è fatto per assorbire informazioni in maniera pulsatile, non continua. Questo vuol dire che dopo un certo tempo in cui siamo concentrati su un certo task la mente comincerà a vagare, o comunque a non riuscire a mantenere la stessa attenzione che avevamo all’inizio. Vuol dire anche che, se continuiamo a fornire sempre lo stesso tipo di informazioni per lungo tempo, esse saranno trattenute più difficilmente rispetto alla situazione in cui facciamo una pausa. 

Da qui nascono molte tecniche per scandire il tempo lavorativo in modo da ottimizzare la produttività, la maggior parte delle quali prevedono di fare delle brevi pause cadenzate durante il lavoro. Possiamo rendere queste pause ancor più efficaci facendo delle brevi passeggiate o dello stretching leggero; questo permette, da un lato, di staccare dal compito che stiamo svolgendo facendo qualcosa di completamente diverso (rispetto, ad esempio, a passare da uno schermo - quello del computer - ad un altro - quello del cellulare -), dall’altro lato di ossigenare i tessuti e favorire la circolazione, oltre a fornire quel rilassamento dato dal movimento, seppur leggero, che ci permette di riprendere il lavoro con una ritrovata concentrazione e quindi produttività. 

Fare questo ci permette oltretutto di fare quel po’ di movimento minimo ed indispensabile per cui avremmo dovuto trovare un altro momento nella giornata, magari facendo i salti mortali per incastrare tutto (finendo poi per sacrificarlo sull’altare di cose che in quel momento acquisiscono una priorità maggiore).

Dividi gli esercizi fisici in base alle priorità.

Scenario: hai la tua scheda di allenamento che prevede un numero fisso di allenamenti a settimana, con una sequenza di esercizi determinati e una progressione impostata di settimana in settimana. Lo vivi come un vincolo, un impegno da cui non poter fuggire in nessun modo. Però poi la vita succede e capitano giornate in cui gli eventi ti travolgono, e dover a tutti i costi fare quell’allenamento fa sì che tu finisca per non riuscire a incastrare tutto, o a farlo con l'acqua alla gola, stressarti di più, e in definitiva fare un allenamento sicuramente meno proficuo. Se, infatti, devi fare tutto di corsa, non riuscirai a rendere come potresti; magari ti troverai a tagliare il riposo di cui avresti bisogno o le fondamentali fasi di riscaldamento, stretching e mobilità, aumentando il rischio di acciacchi e infortuni.

Sia chiaro che ritagliarsi il tempo per l'allenamento “s’ha da fare”; questo, però, non deve diventare una gabbia, un lavoro con un cartellino da timbrare in entrata e uscita che non prevede flessibilità. L'allenamento non è fine a sé stesso ma ha uno scopo (il tuo scopo), per cui gli esercizi scelti sono il mezzo per raggiungerlo. Organizza gli esercizi in ordine di priorità stabilita in base a una divisione in esercizi fondamentali, supplementari e accessori: i primi sono, appunto, le fondamenta; i secondi supportano i primi; sono molto utili, ma se li salti una tantum non è un problema; gli altri sono condizionalmente utili, vale a dire che possono servire in termini correttivi (di piccoli squilibri o piccole nuove abilità che vuoi sviluppare o zone del tuo corpo che vuoi migliorare), ma se li salti poco cambi in termini di risultato globale. In questo mod, nel momento in cui avrai poco tempo, saprai già su quali concentrarti e quali, invece, potrai tagliare.

Crea una lista di cose da fare della giornata.

C’è chi è super organizzato, con decine agende diverse, elettroniche e cartacee, chi ne ha a malapena una, chi ha bisogno di scrivere i suoi impegni su carta e chi invece vive di notifiche dal calendario. C’è chi pianifica giorno per giorno gli impegni, chi preferisce organizzare l’intera settimana in anticipo, chi invece inserisce gli impegni in maniera randomica nei suoi spazi di tempo man mano che compaiono. 

Qualsiasi sia il tuo caso, c’è una base comune: un “supporto” per organizzare tutti gli impegni della giornata. È utile? Non basterebbe tenere a mente tutto? Non proprio. Dover tenere a mente le cose, seppur semplici, comporta comunque un certo dispendio di energie mentali. Le energie non sono infinite, e tutte quelle che dissipi per tenere a mente tutti i tuoi impegni non le puoi impiegare nello svolgerli (o - paradossale! - nel goderti appieno il tempo libero). Ricordarsi poi le cose più a lungo termine diventa sempre più difficile. 

Programmare gli impegni che ti aspettano nella giornata (puoi farlo la sera prima di andare a dormire o la mattina prima di iniziare), ti aiuta a non dover ricapitolare continuamente tutto in modo da non dimenticare nulla, e avere un prospetto della giornata nella sua totalità ti aiuta anche ad organizzare meglio gli impegni per evitare troppi inutili tempi morti (che sono quelli in cui non hai tempo né di fare cose, né di svagarti in maniera ottimale). Nel lungo termine, inoltre, ti aiuta a  raffinare le tue doti organizzative.  

Elimina ogni azione non allineata ai tuoi scopi.

Tutti, nelle nostre giornate, ci troviamo con molte cose da fare, ma quante sono veramente funzionali ad uno scopo, al nostro scopo? Riuscire a portare a termine delle cose è in generale soddisfacente, ma se non ne percepiamo l’utilità nel grande quadro va a finire che diventi quasi una frustrazione. Sì, abbiamo fatto delle cose, ma fini a sé stesse, quindi in definitiva lo percepiamo come tempo perso o rubato ad attività che ci porterebbero più vicini al nostro scopo finale. 

Questo compiere azioni che non sono allineate ai tuoi scopi, inutili, invece che rafforzare il tuo senso di efficacia (per aver portato a termine un compito), finisce per minare la tua autostima, perché percepisci il disallineamento fra le tue azioni e i tuoi intenti. Inoltre, man mano che compi azioni non allineate al tuo (vero) scopo, rischi di perderlo di vista. 

C’è bisogno, quindi, prima di tutto di avere estrema chiarezza in termini di tuo scopo, cosa cioè ti muove e ti fa alzare dal letto la mattina. In secondo luogo, è bene capire come ogni azione che fai e farai aggiunge tasselli che contribuiscono alla realizzazione di (o all’avvicinamento a) quello scopo - in maniera diretta oppure indiretta. 

Cosa fare delle azioni non allineate ai tuoi scopi? Auspicabilmente , depennarle, cioè eliminarle tout court dalla tua agenda. Tali azioni, se “obbligatorie”, vanno fatte in ogni caso e non occorre tu le abbia nelle tua lista di cose da fare. Piuttosto, trova il modo di delegarle o automatizzarle. Ad esempio, un’azione come “Pagare le bollette" è bene fare in modo sia automatizzata.

Rimanda idee che nascono prima di dormire.

A chi non è capitato di avere una ispirazione divina, la soluzione al problema a cui ha pensato per tutto il giorno, la sera mentre si lavava i denti per andare a dormire. Ottimo, no? Non proprio. Se è un bene che tu abbia buone idee, il fatto che arrivino prima di metterti a dormire lo è un po’ meno. Per paura di perdere quell’idea comincerai probabilmente a pensarci attivamente, ad elaborarla, espanderla e cercarne vari collegamenti. Ovviamente tutto a mente, mentre sei già con la testa sul cuscino e sarebbe l’ora di prendere sonno… Ma come fai ad addormentarti se hai trovato LA soluzione? Questo aumenta la tua difficoltà ad addormentarti, perché il tuo cervello è in uno stato di attivazione, che poco si concilia con il sonno. Il problema è proprio che questo pensare continuamente rovina la qualità del tuo sonno, che risulterà per questo poco ristoratore. Per unire il danno alla beffa, probabilmente quando ti sveglierai al mattino successivo non ricorderai con esattezza quell’idea e il ragionamento successivo.

Se hai un’idea la sera prima di coricarti, prendi carta e penna (o apri le note del telefono, se riesci poi a evitare di controllare tutte le notifiche) e scrivi quello a cui stai pensando (o prendi delle note vocali), in modo da poterlo poi richiamare il giorno successivo, a mente fresca, e lavorarci su o - perché no? - eliminarlo se ti accorgi che non era poi questa grande idea.

Fai un break ogni volta che inizi a distrarti.

Ci sono varie tecniche di organizzazione che prevedono di suddividere il tempo dedicato allo svolgimento dei compiti in slot da 30 minuti, a cui far seguire pochi minuti di pausa per dar modo al cervello di distrarsi, “defaticare”, e riprendere le energie prima di tornare al lavoro. In linea di massima, il concetto è giusto: non si riesce a mantenere il focus troppo a lungo su una certa attività senza finire per perdere concentrazione e produttività. Non tutti, però, abbiamo lo stesso tempo massimo di attenzione. Ognuno di noi, a seconda della giornata, della stanchezza, dello stress, di altri pensieri intrusivi e, perché no, anche del compito stesso, può avere una capacità attentiva variabile, per cui quei 30 minuti di attività possono risultare troppo pochi, oppure si può iniziare a distrarsi già prima. 

Sarebbe quindi più utile utilizzare un metodo empirico: al di là del tempo che decidi di dedicare in totale a un determinato compito, quando senti che stai iniziando a distrarti fai un break. Che non vuol dire che devi fare una pausa di mezz’ora, ma anche solo alzarti per muoverti un attimo, andare in bagno o bere un bicchiere di acqua. Fatto ciò potrai tornare al tuo compito fino. 

Impegnati in un progetto fine a sé stesso.

Questo consiglio potrebbe sembrare in contrasto con quello in cui ti proponevamo di eliminare tutte le azioni non allineate ai tuoi scopi, ma non è così. In quel consiglio parlavamo di azioni che risultano in un mancato senso di efficacia, cose che non vuoi fare e di cui non senti l’utilità. In questo caso stiamo parlando di progetti che, seppur fini a sé stessi, possono accrescere la tua autostima, allargare ed approfondire i tuoi interessi, in definitiva avere un senso per lo scopo “benessere”. 

Ad esempio, potresti aver voglia di imparare a suonare uno strumento; questo non è ascrivibile ad uno scopo più grande, come ad esempio diventare un musicista affermato, ma è semplicemente una cosa che ti piace fare, che ti dà un senso di relax, ti stimola mentalmente (non ti pesa applicartici e dover impegnare le tue energie mentali), arricchisce la tua vita, migliorando il tuo senso di autostima per ogni progresso che riesci a fare. 

Sarebbe bene avere degli interessi e delle attività esterne rispetto alla nostra attività core, per esplorare nuovi contesti, idee, concetti. Siccome i processi logici sono tutti connessi, oltretutto, ciò non esclude che tu da una nuova attività completamente slegata dalle altre non possa trovare dei collegamenti e degli spunti utili, da applicare anche nel contesto dei tuoi grandi scopi.