Software + Gestionale (gratis) per Fitness Pro: scopri Google Drive
Se lavori nel settore del Fitness e benessere, probabilmente hai l’esigenza di tenere archiviati i dati dei tuoi Clienti, nonché di un sistema che possa automatizzare il tuo lavoro (come un software per elaborare diete, allenamenti o altri tipi di programmi).
Oppure, com’è giusto, sei sempre in cerca di ottimizzare diversi aspetti del tuo modus operandi con spunti che possano farti sviluppare nuove idee.
Per tutto questo, sei nel posto adatto! In questo articolo ti mostrerò una piccola parte delle potenti funzionalità di uno strumento che pochi ti aiutano a conoscere, ma che in realtà ha tutto ciò di cui tu hai bisogno: Google Drive.
Non sarà mai possibile rendere completo questo articolo: il suo scopo, piuttosto, è fornirti le modalità con cui puoi esplorare quanto Google ti mette gratuitamente a disposizione, e utilizzare la documentazione Google relativa ai vari strumenti per ampliare il tuo bagaglio di conoscenze in merito.
Ti prometto questo: ogni nuova funzionalità che scoprirai, ti permetterà di pensare a nuovi modi per ottimizzare il tuo lavoro, a cui magari prima non avevi pensato perché non sapevi ci fossero strumenti per certe operazioni. In ogni caso, questo articolo non è definitivo e lo terrò aggiornato per inserire esempi su funzionalità che possono allargare gli orizzonti del tuo lavoro.
Ma andiamo con ordine e iniziamo dall’inizio.
Cos’è Google Drive?
Benché il nome faccia intendere che Google Drive sia soltanto uno spazio di archiviazione, è molto di più. A Google Drive sono collegate differenti applicazioni per funzioni specifiche. Per farla semplice: se sai cos’è Microsoft Office® o Apple iWork®, è facile capire cosa siano Google Drive e applicazioni annesse.
Google Drive è come Office o iWork, ma di Google. Si tratta cioè di un insieme di strumenti e software per la videoscrittura, la creazione di presentazioni, di fogli di lavoro, etc. con tutta l’affidabilità e la fluidità d’uso dei prodotti Google.
Quando inizi un nuovo lavoro su un documento o presentazione, questo viene salvato in automatico sul cloud di Google a cui puoi accedere ovunque con il tuo account Google. Se inizi a scrivere un articolo o elaborare un piano dallo studio dove hai il computer fisso, ciò significa che quando andrai a casa potrai riprendere da dove avevi lasciato senza doverti preoccupare né di salvare il lavoro né di trasferire alcun file.
Magari vuoi far revisionare il tuo articolo a un copywriter oppure vuoi aggiungere al piano che hai elaborato dei consigli di un professionista con competenze differenti dalle tue: puoi condividere il file con chiunque, e permettere di effettuare modifiche che ognuno potrà vedere senza dover inviare file avanti e indietro.
Ma questa è solo una gocciolina nell’oceano di funzionalità di Google Drive e suoi strumenti. Per non perderci in questo oceano, mi concentrerò su alcune funzionalità di base utili per te come Professionista del Fitness, con l’intento di indurti ad esplorare in autonomia tutto ciò che puoi fare con Google Drive (sfruttando la documentazione relativa ai vari strumenti)
💡 Già con questi pochi elementi, a dire il vero, possiamo sviluppare un’idea proficua: immaginiamo tu abbia elaborato una serie di video su come scegliere gli alimenti al supermercato. Immaginiamo che questa serie di video sia così approfondita e dettagliata da essere assimilabile a una consulenza di educazione alla spesa sana con te. Per cui, decidi di assegnare un valore monetario che i tuoi Clienti ti corrisponderanno per poter accedere a quella serie di video.
Certo, potresti creare un mini sito con funzionalità di shopping / e-commerce, ma sarebbe un investimento abbastanza elevato per qualcosa che non sai con certezza se sarà apprezzato. Che ne dici di mettere il video corso in una cartella di Google Drive e, quando il Cliente lo richiede, di condividere con lui / lei il link alla cartella?
Strumenti Google per Professionisti del Fitness
Compreso che Google Drive si comporta in maniera eccellente come strumento di archiviazione e condivisione dei file (con possibilità di impostare i permessi di accesso in maniera granulare), voglio presentarti alcuni degli strumenti che Google mette a disposizione e delle idee per il tuo lavoro come Professionista del Fitness.
Gli strumenti principali di cui ti parlerò sono i 4 seguenti:
Documenti Google (Google Docs);
Presentazioni Google (Google Slides);
Fogli Google (Google Sheets);
Moduli Google (Google Forms).
Ognuno permette, online e gratuitamente, creazione, modifica e collaborazione simultanea.
Google Documenti per Professionisti del Fitness
Google Documenti permette la creazione di documenti professionali. Non pensare solo ad “appunti al volo”, ma file professionali, progetti, ebook con immagini e tanto altro. Pensa che tutte le nostre risorse editoriali vengono create, impaginate, aggiornate, arricchite con immagini e tabelle, colori, con Google Docs.
Ma andiamo oltre. Immagina di stilare una dieta o programmare un allenamento, scrivendo tutto su Google Docs. Invii quindi il link di condivisione al tuo Cliente che - pur non avendo un account Google - potrà visualizzare il documento.
Il Cliente poi ti chiede una modifica o, dopo un check up con lui, magari proprio aprendo il file insieme per meglio spiegarglielo, apporti la modifica necessaria. Cosa dovrai fare, a quel punto, per far avere il nuovo documento al Cliente? Niente. Allo stesso link creato prima, il Cliente troverà il file sempre aggiornato.
Andiamo ancora oltre, integrando i vari strumenti. Potresti pensare di creare un database con Google Sheets (ne parleremo dopo), cioè una tabella in cui una colonna ha per titolo “Piano Fitness” e per ogni Cliente contiene il link al piano di ogni Cliente. Puoi anche inserire una ulteriore colonna Cartella Cliente da collegare alla cartella completa del tuo Cliente.
Passiamo a un’altra idea che nel tempo si è dimostrata estremamente utile per centinaia di Professionisti; come detto, la “lista di idee” non potrà mai essere completa. Inizia a utilizzare lo strumento, esplorarlo, così da renderlo utile per le tue specifiche necessità.
Percorso Fitness completo in Google Docs
Immagina di avere impostato il lavoro in questo modo: analizzi il diario delle abitudini (alimentari, di esercizio, etc.) del tuo Cliente, e giorno dopo giorno su di esse fornisci degli input per educarlo a fare meglio.
Che ne pensi di…
Creare un documento con Google Documenti (e.g. Percorso Fitness di Ti Zio”);
Condividerlo in modifica con il tuo Cliente (nell’esempio, Ti Zio);
Istruire il tuo Cliente a tenere un diario, magari riempiendo dei punti da te pre-assegnati (tramite una tabella o semplicemente testuali);
Fornire i tuoi input su quel diario stesso, lasciando volta per volta un’esortazione a continuare.
Nel tempo, si costruirà un vero e proprio percorso Fitness dall’inizio alla fine, che potrà essere ripercorso per nuove riflessioni nonché analizzare i progressi.
- dicevo - …che ne pensi?
Adesso rifletti un attimo: hai creato un percorso Fitness completo, con degli input forniti giorno per giorno, e magari hai fatto questo con decine se non centinaia di Clienti. E se raccogliessi tutti quei percorsi, generalizzassi le indicazioni, e creassi delle guide pratiche che altri Clienti potrebbero seguire dal giorno “0” al giorno “indefinito”?
Sarebbe una vera e propria automazione del tuo lavoro: potresti fornire queste guide a un piccolo prezzo, agganciando ad esse un servizio per chi vuole personalizzarle, a un prezzo maggiore.
Google Slides per Professionisti del Fitness
Google Slides permette la creazione di presentazioni professionali. A cosa serve una presentazione? Oltre, ovviamente, a poter creare slide per seminari, webinar, workshop… Consente di creare documenti che abbiano maggiore enfasi grafica: in Google Presentazioni hai infatti libertà di posizionare testi, forme e immagini, proprio come avere un foglio bianco, ma in cloud.
La maggior parte delle immagini che trovi negli Articoli di Oukside e dei post su Facebook e Instagram, sono stati elaborati con Google Drive. Così come, ovviamente, tutte le slide di corsi, eventi, webinar & co.
Modelli professionali per il Fitness con Google Slides
Immagina di avere fatto una tua analisi sui Clienti visti negli ultimi 3-5 anni. Scopri che la maggior parte delle persone che si rivolgono a te ha uno stile di vita in cui, a livello alimentare, la preferenza è fare colazione e cena abbondanti e pranzo leggero, e a livello di allenamento, la preferenza è fare 2 allenamenti fissi e uno variabile a settimana.
Con Google Slides potrai creare dei modelli professionali per costruire percorsi Fitness personalizzati senza dover “reinventare la ruota” ogni volta: se la maggior parte dei tuoi Clienti, magari perché lavoratori o imprenditori, segue un certo stile alimentare, puoi aspettarti con ragionevole sicurezza che la maggior parte dei Clienti che vedrai avranno uno stile simile.
Ti basterà apportare piccole modifiche in pochi minuti. Molti Professionisti, purtroppo, spendono ore letteralmente a riscrivere i piani da consegnare ai loro Clienti, quando potrebbero dedicare quel tempo a riflettere sul miglior approccio da assegnare a ciascuno. Risparmiare quel tempo significa poterlo impiegarlo su ciò che più conta: il ragionamento che porta a quelle modifiche.
Google Sheets per Professionisti del Fitness
Google Sheets permette la creazione di fogli di lavoro per lavorare sui dati. Come per gli altri strumenti, anche per quanto riguarda Google Fogli voglio fornirti delle idee che non potranno mai essere tutte.
Come già detto, inizia a utilizzare gli strumenti, esplora le funzionalità tramite documentazione e da essa raccogli le idee per le tue necessità specifiche. Un foglio di lavoro ti permette di fare statistica, creare formulari, gestire database (come nell’esempio nel paragrafo su Google Docs), in generale per lavorare sui dati.
Ti permette, inoltre, di creare “strumenti” che assumono le sembianze di veri e propri “software”. Sicuramente, nel momento in cui vorrai sviluppare un’app o software (per elaborare diete o programmare allenamenti o fare la lista aggiornabile delle abitudini e tanto altro), potrai creare il prototipo con Google Fogli.
Per operazioni complesse, è richiesto avere una mente analitica e il focus necessario per concentrarsi sulla creazione di formule arzigogolate. Ma non preoccuparti di ricordarti tutto: Google offre documentazione su ogni funzionalità e formula.
Per farti un esempio su quanto si possa fare, noi abbiamo lavorato a una versione di un piccolo calcolatore dietetico che, inseriti alcuni parametri fisici e di abitudini (peso, attività fisica), le scelte alimentari e alcune preferenze dietetiche, restituisce i nutrienti da assumere e crea dei modelli di pasto con alternative creabili in un click. Questo “software” o “calcolatore”, in sostanza, ti permette di elaborare diete per qualsiasi persona sana e attiva.
Se ti interessa questo calcolatore dietetico (versione utilizzabile ma in evoluzione), accedi col tuo account su google e premi su questo link.
(Accetta e verrà generata una copia di quel foglio di lavoro, sul tuo Google Drive.)
Tracciare i progressi Fitness con Google Sheets
App, software, strumenti a volte costosi, non sono altro che dei “raccoglitori di formule” che puoi creare da te. Cambia solo il layout grafico e la modalità di fruizione: certamente importante per certe applicazioni (pensa ai social network, la posta elettronica, la messaggistica), ma di scarso rilievo se il tuo lavoro si basa sull’educazione dei tuoi Clienti.
Senza trascurare il fatto che le applicazioni puoi usarle solo “così come sono”, mentre uno strumento come Google Fogli ti permette di creare le tue formule, analizzare i tuoi dati, e farlo con il tuo metodo di lavoro. Immagina di voler tracciare il peso del tuo Cliente dicendo di pesarsi ogni due giorni e aggiornando il file di Google Fogli che avrai condiviso con lui.
Potrebbe essere molto utile creare un grafico che mostri l’andamento del peso nel tempo o, perché no, lasciare una casella che indichi l’oscillazione di peso massima registrata e così via. Oppure, come abbiamo fatto noi, puoi creare uno strumento per mostrare l’andamento reale del peso corporeo, eliminando il peso massimo e il peso minimo misurato, ricalcolando quindi la media dei pesi fino a quel momento registrati:
Come vedi, le oscillazioni di peso vengono “livellate” e questo ha anche un forte impatto educativo: fa capire che le oscillazioni sono naturali e che il peso vero non è quello registrato giorno per giorno dalla bilancia, ma corrisponde alla media calcolata eliminando i “picchi”. Un contesto in cui la bilancia, usata giorno per giorno, è educativa e non diseducativa.
Se ti interessa questo calcolatore della media dei pesi (versione utilizzabile ma in evoluzione), accedi col tuo account su google e premi su questo link.
(Accetta e verrà generata una copia di quel foglio di lavoro, sul tuo Google Drive)
Creare un gestionale Clienti con Google Sheets
Come accennato sopra, puoi creare un gestionale - ovvero un database - di Clienti con Google Sheets. Supponiamo che, di prassi, già crei delle cartelle singole per ogni Cliente, che conservi sul tuo computer. Iniziando ad utilizzare Google Drive, ti basterà trascinare quelle cartelle nello spazio di archiviazione in cloud (tramite browser web o navigando tra le cartelle del tuo computer, usando l’app di Google Drive). A quel punto, potrai creare un link di condivisione che punta ad esse. Potrai quindi usare questo link per creare un collegamento nel database di tutti i Clienti.
In questo modo, l’ultimo, unico e solo file che dovrai utilizzare ogni qual volta vorrai analizzare i dati per un singolo Cliente, entrare nella sua cartella o vedere il suo piano, sarà quello appena creato con Google Fogli, che conterrà l’indice di tutto il tuo lavoro. Potrai aggiungere gli appuntamenti presi, i pagamenti effettuati, il tipo di percorso scelto e via così.
Google Forms per Professionisti del Fitness
Google Forms permette la creazione di form professionali, per raccogliere informazioni e dati, nonché analizzarli.
Se, quando raccogli i dati dei tuoi Clienti, lo fai su fogli sparacchiati qua e là e poi archiviati in raccoglitori che restano lì dove sono senza possibilità di analizzare quei dati, il tuo lavoro può evolvere lo stesso, ma molto lentamente e con un alto grado di incertezza. Se vuoi evolvere il tuo lavoro, con efficienza e scientificità, non puoi prescindere da una sana educazione al lavoro data driven (o, se preferisci l’espressione, evidence based).
Con Google Forms puoi creare - oltre a form di contatto online per raccogliere indirizzi email, inviare email automatiche e quant’altro - questionari di valutazione e anamnesi, con raccolta dei dati automatica per l’analisi successiva. Infatti - vera chicca - per ogni modulo Google Forms crea in automatico un foglio in Google Sheets che potrai utilizzare per lavorare sui dati raccolti.
Creare un form di contatto con autorisponditore in Google Forms
Che ne dici di creare un form di primo contatto con risponditore automatico, che invia delle informazioni senza che sia tu a dover ogni volta inviare la stessa e-mail? Con Google Forms puoi farlo.
Basta che crei un modulo, inserisci i campi relativi alle informazioni di cui hai bisogno (ricordati dell’informativa sulla privacy), aggiungi uno dei componenti aggiuntivi per risposte automatiche e voilà! Il modulo salverà le informazioni in Google Sheets e invierà un’email automatica in cui potrai inserire le informazioni - ad esempio, che servizi offri, come contattarti, etc - senza che sia tu a digitare ogni volta le stesse parole.
Molto, molto, mooolto di più
Probabilmente Oukside non esisterebbe se non fosse esistito Google Drive. La prima versione di Never Diet - allora Easy Pocket Diet, del 2015 - fu scritta con Google Docs, scaricata in PDF (puoi farlo da Google Docs) poi archiviata in Google Drive e fornita, previo pagamento, tramite un link condiviso di Google Drive. Il piccolo fondo maturato grazie al meccanismo reso possibile da Google Drive, ha permesso di aprire il sito web di Oukside con il suo blog, tra i blog con il più alto livello di attenzione alla revisione e pubblicazione dei contenuti - grazie a un processo messo in piedi sempre tramite Google Drive!
Se stai leggendo questo articolo è perché io l’ho iniziato su Google Drive, un primo revisore ne ha apportato delle migliorie tecniche, un secondo revisore ne ha ottimizzato la leggibilità, un altro ha controllato che tutto scorresse… Senza dovermi preoccupare di altro, il contenuto è stato caricato sul sito appena giunto alla versione “da pubblicare”.
(Già, perché Google Docs e altri strumenti di Google Drive salvano in automatico tutte le versioni precedenti, che puoi nominare a tuo piacimento e recuperare in qualsiasi momento.)
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Be’, ancora qui? Vai subito a esplorare Google Drive →
Link alle risorse scaricabili
Inseriamo qui i link alle due risorse scaricabili inserite nell'articolo (il link è presente anche lì). Premendo sul link, ti verrà richiesto di creare una copia del file sul tuo Google Drive (devi aver fatto accesso al tuo Account Google) - da usare su Google Drive, altrimenti le formule vengono scombussolate e potresti compromettere le funzionalità.
